Утверждено Приказом председателя

Амурского городского суда Хабаровского края

от 27.11.2015 № 50 од

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об общем отделе

Амурского городского суда Хабаровского края

 

I. Общие положения.

 

          1.1 Общий отдел Амурского городского суда Хабаровского края (далее – Общий отдел) является структурным подразделением Амурского городского суда Хабаровского края, созданный для обеспечения организации сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства в суде в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 № 36, а также для осуществления мероприятий по материально-техническому, кадровому, информационному обеспечению деятельности Амурского городского суда Хабаровского края.

          1.2. При выполнении своих функций работники общего отдела  руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 26.06.1992 № 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и распоряжениями Председателя Верховного Суда Российской Федерации, председателя Хабаровского краевого суда, Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, Управления Судебного департамента в Хабаровском крае, решениями органов судейского сообщества Хабаровского края, принятыми в пределах их полномочий,  Положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.12.2012 № 238, настоящим Положением, иными локальными актами, приказами и распоряжениями председателя суда.

1.3. Деятельность общего отдела строится в соответствии с принципами законности, уважения прав и свобод человека, сохранения конфиденциальности информации и персональных данных, гласности, взаимодействия с подразделениями Амурского городского суда Хабаровского края, Управления Судебного департамента в Хабаровском крае, Хабаровского краевого суда, органами судейского сообщества по вопросам своего ведения, с общественными объединениями и гражданами.         

1.4. Работа общего отдела организуется на основе планирования, персональной ответственности каждого федерального государственного гражданского служащего за состояние дел на порученном участке  и выполнение отдельных поручений.

          1.5. Общий отдел осуществляет свою деятельность под общим руководством председателя Амурского городского суда Хабаровского края и заместителя суда в соответствии с распределением должностных обязанностей.

          1.6. В структуру общего отдела входят федеральные государственные гражданские служащие. Численность и штат общего отдела определяется руководящими документами Амурского городского суда Хабаровского края  и локальными нормативными актами.

          1.7. Доступ к документам общего отдела, помимо его сотрудников, имеют руководство и должностные лица Амурского городского суда Хабаровского края.

 

II. Основные задачи.

 

2.1. Организация, ведение и сопровождение общего документооборота и судебного делопроизводства суда.

2.2. Организация и ведение архивного делопроизводства, а также осуществление хранения судебных дел и иных материалов.

2.3. Организация и ведение работы по информационному обеспечению деятельности суда, в том числе по обеспечению внедрения и применения в деятельности суда передовых информационных и телекоммуникационных технологий и систем, внесению надлежащей информации и сведений в базы данных Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие" (далее - ГАС "Правосудие").

2.4. Организация и сопровождение кадровой деятельности в суде.

2.5. Организация и (или) выполнение комплекса мероприятий по охране зданий, сооружений, помещений и имущества суда.

2.6. Осуществление приема граждан и документов.

 

III. Функции общего отдела.

 

3.1. Организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда, формирование и составление номенклатуры дел, регистрация входящей и исходящей корреспонденции с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов, хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела.

3.2. Прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера.

3.3. Учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

3.4. Подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку.

3.5. Представление информации и взаимодействие со структурными подразделениями  суда по вопросам деятельности отдела.

3.6. Оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи;

3.7 Обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений.

3.8 Выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (машинописные, брошюровальные работы, сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением.

3.9 Методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда.

3.10. Организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и т.д.

3.11. Обеспечение функционирования установленных в суде справочных правовых систем федерального законодательства и законодательства субъектов Российской Федерации, обеспечение функционирования баз данных ведомственных нормативных актов судебной системы (программное изделие "Право", ГАС "Правосудие").

3.12. Организация лицами, ответственными за ведение баз данных автоматизированного судебного делопроизводства и судимости, выверки информации первичного статистического учета и сформированных статистических данных;

3.13. Осуществление мероприятий по информационному обеспечению деятельности суда, автоматизированному сбору и систематизации данных и информации;

3.14. Развитие информационной инфраструктуры суда, а также внедрение информационных систем различного назначения для обеспечения необходимой информацией судей и работников аппарата суда при осуществлении ими своей деятельности.

3.15. Внедрение, сопровождение, развитие и совершенствование в суде форм и методов организации труда, разработанных на основе передовых информационных и телекоммуникационных технологий, с использованием компьютерной техники и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения документов и информации.

3.16. Информационная и программная поддержка применяемых в суде автоматизированных процессов, в том числе в области бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности, кадровой деятельности, судебного делопроизводства, электронного документооборота, ведения электронных архивов и т.д..

3.17. Оказание помощи судьям и работникам аппарата суда в освоении применяемого в суде специализированного программного обеспечения.

3.18. Обеспечение современными компьютерно-информационными технологиями управленческих и организационно-производственных процессов суда, отбор, приобретение, учет и установка основного и комплектующего электронно-вычислительного оборудования, средств связи, наблюдения и программного обеспечения, автоматизация рабочих мест судей и работников аппарата суда.

3.19. Обслуживание, ремонт и обновление установленного в суде оборудования и техники, в том числе в залах судебных заседаний и на рабочих местах.

3.20. Контроль за соблюдением правил эксплуатации используемого в суде оборудования, техники, систем, программного обеспечения, информационных ресурсов в соответствии с техническими регламентами и нормативными правовыми актами, обеспечение соблюдения пользователями режима безопасности.

3.21. Обеспечение функционирования, обслуживание и сопровождение электронной почты и сайта суда в сети Интернет, в том числе подготовка и размещение информации о деятельности суда на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

3.22. Организация применения и обслуживание систем видео-конференц-связи, аудиовидеопротоколирования. технических средств изменения голоса скрытого свидетеля, разработка и внедрение программ в целях расширения сферы их применения и распространения.

3.23. Обеспечение безопасности информационных ресурсов суда, исключение возможности утечки либо несанкционированного доступа к информации, организация мер по защите сведений, составляющих служебную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, обеспечение сохранения конфиденциальности содержащихся в документации сведений.

3.24. Участие в проведении инвентаризации материальных ценностей и технических средств.

3.25. Подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде.

3.26. Организация работы по реализации прав и социальных гарантий судей и работников аппарата суда в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе оформление документов по добровольному и обязательному медицинскому страхованию судей и работников аппарата суда, учет и регистрация больничных листов, подсчет трудового стажа.

3.27. Организация работы по жилищному обеспечению судей.

3.28. Ведение трудовых книжек и формирование личных дел  работников аппарата суда, ознакомление работников суда с материалами личных дел, оформление и выдача служебных удостоверений работникам аппарата суда.

3.29. Подготовка материалов к награждению работников аппарата суда государственными и ведомственными наградами.

3.30. Проведение мероприятий по обучению и повышению квалификации (профессиональная переподготовка, повышение квалификации, стажировка) работников аппарата суда, участие в работе по созданию и подготовке резерва на выдвижение.

3.31. Ведение табеля учета использования рабочего времени, индивидуального (персонифицированного) учета работников аппарата суда, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков, учет предоставления отпусков и т.д..

3.32. Осуществление работы по проверке полноты и достоверности сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых работниками аппарата суда, замещающими отдельные категории должностей, и гражданами, претендующими на замещение этих должностей, а также по соблюдению работниками аппарата суда требований к служебному поведению.

3.33. Организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы, аттестации и квалификационных экзаменов федеральных государственных гражданских служащих.

3.34. Формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование.

3.35. Подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок, составление статистической отчетности, обеспечение ведения номенклатуры дел, оформление иных документов и выдача справок по кадровым вопросам и т.д..

3.36. Контроль за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил служебного распорядка.

3.37. Ведение компьютерной базы данных кадрового состава, реестра федеральных государственных гражданских служащих суда, учетных карточек на судей, в том числе на судей, пребывающих в отставке.

3.38. Консультирование федеральных государственных гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам.

3.39. Разработка штатного расписания по согласованию с управлением Судебного департамента в Хабаровском крае в соответствии с установленной приказом Судебного департамента численностью и в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств на оплату труда.

3.40. Ведение учета штатной и фактической численности работников.

3.41. Подготовка предложений по изменению организационной структуры и штатного расписания суда

3.42. Подготовка и организация размещения на официальном сайте в сети Интернет информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей федеральных государственных гражданских служащих, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.43. Организация ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

3.44. Организация работы по санаторно-курортному лечению судей, членов их семей и судей, пребывающих в отставке, страхованию жизни и имущества судей.

3.45. Подготовка обоснования потребности в бюджетных ассигнованиях для финансирования деятельности суда и представление соответствующей информации в установленном порядке.

3.46. Составление и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бюджетной (бухгалтерской) отчетности.

3.47. Осуществление контроля за соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины, проведением инвентаризации материальных ценностей, денежных средств и расчетов, соблюдением требований установленного документооборота.

3.48. Принятие мер по предупреждению недостач, нецелевого расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансовой и хозяйственной дисциплины и законодательства.

3.49. Осуществление приема, учета, выдачи и хранения денежных средств, иных товарно-материальных ценностей и основных средств.

3.50. Участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации, отражение их в учете.

3.51. Осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

3.52. Выполнение иных функций, осуществляемых в целях обеспечения документооборота и делопроизводства в суде.

 

IV. Полномочия Общего отдела.

 

 Работа общего отдела организуется по принципу закрепления обязанностей по направлениям деятельности. В пределах своей компетенции отдел имеет право:

             4.1. Взаимодействовать со структурными подразделениями и судьями суда, помощником председателя суда, помощниками судей, администратором суда, запрашивать от них документы, необходимые для осуществления деятельности общего отдела.

             4.2. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от федеральных судов общей юрисдикции, государственных органов, учреждений и организаций.

4.3.            Вносить руководству Амурского городского суда Хабаровского края предложения по совершенствованию работы общего отдела.

4.4.            Пользоваться в установленном порядке базами данных Амурского городского суда Хабаровского края, использовать в служебных целях государственные системы коммуникации.

4.5.            Удостоверять юридическую силу судебных документов, в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству

 

 

V. Начальник общего отдела.

 

5.1. Руководство общим отделом осуществляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности председателем Амурского городского суда Хабаровского края.

5.2. В отсутствие начальника общего отдела его обязанности возлагаются на государственного гражданского служащего в соответствии с установленной взаимозаменяемостью.

5.3.        Начальник общего отдела:

5.3.1     Направляет, контролирует и координирует работу общего отдела, обеспечивает своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на отдел.

5.3.2     Осуществляет контроль ведения делопроизводства.

5.3.3     Ведет учет рабочего времени судей, работников аппарата суда, составляет табеля учета использования рабочего времени.

5.3.4     Организует составление и выполнение графика отпусков.

5.3.5     Составляет проект штатного расписания суда.

5.3.6     Организует проведения проверок достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей государственной гражданской службы, и гражданскими служащими.

5.3.7     Подготавливает  проекты приказов и распоряжений, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, оформление соответствующих решений, подготовку проектов иных приказов, распоряжений председателя суда.

5.3.8     Оформляет личные дела государственных гражданских служащих и ведет книгу учета личных дел.

5.3.9     Ведет книги учета движения трудовых книжек и обеспечивает  сохранность и правильность заполнений трудовых книжек работников суда.

5.3.10 Ведет журналы регистрации служебных контрактов и трудовых договоров.

5.3.11 Составляет отчеты по кадрам и своевременно представляет  их в Управление Судебного департамента в Хабаровском крае.

5.3.12 Организует и обеспечивает проведение аттестации гражданских служащих.

5.3.13 Организует и обеспечивает  проведение квалификационных экзаменов гражданских служащих.

5.3.14 Оформляет,  выдает, списывает служебные удостоверения гражданских служащих.

5.3.15 Оформляет листки нетрудоспособности, ведет журналы регистрации листов нетрудоспособности.

5.3.16 Подготавливает и оформляет документы для установления стажа государственной службы.

5.3.17 Организует воинский учет гражданских служащих и работников суда.

5.3.18 Оказывает консультативную помощь гражданским служащим по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих.

5.3.19 Проводит  служебные проверки, связанные с нарушениями служебного поведения гражданских служащих.

5.3.20 Ведет учет уведомлений гражданских служащих о фактах обращений в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений.

5.3.21 Ведет учет уведомлений гражданских служащих о полученных в связи со службой подарках.

5.3.22 Осуществляет  контроль своевременности представлений сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих и членов их семей, обеспечивать их сохранность и конфиденциальность.

5.3.23 Ведет финансовую документацию суда, составляет финансовые отчеты. Ведет кассу суда: получение и выдача денежных средств. Ведет на основе приходных и расходных документов книги учета приходных и расходных кассовых ордеров, денежный журнал и книги денежных лицевых счетов.

5.3.24 Осуществляет контроль за рациональным использованием средств на почтовые расходы с составлением отчетов по расходу почтовых знаков,  ежемесячно представляя их в Управление Судебного департамента в Хабаровском крае.

5.3.25 Ведет журнал учета работников, прибывающих и убывающих в командировки.

5.3.26 Ведет журнал учета выданных доверенностей.

5.3.27 Осуществляет работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений. Организует  проведение проверок сообщений о ставших известным гражданам случаях коррупционных и иных правонарушениях

5.3.28 Составляет  номенклатуру используемых при работе суда нарядов, журналов.

5.3.29 Ведет разделы «Кадровое обеспечение», «Противодействие коррупции» официального Интернет-сайта суда.

5.3.30 Выполняет  иные поручения председателя суда.

 

VI. Заключительные положения.

6.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за качественное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел.

6.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей начальник общего отдела и государственные гражданские служащие, замещающие иные должности в отделе, привлекаются к ответственности в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также другими федеральными законами